Regionalna Izba Obrachunkowa w Katowicach, po kontroli przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Wręczyca Wielka, miała uwagi przede wszystkim do finansów i nieprawidłowości, które tam wychwyciła.

Tym razem RIO przedstawiło uwagi dotyczące księgowości i sprawozdawczości.

W latach 2015 - 2019 prowadzono odrębne księgi rachunkowe do ewidencjonowania zdarzeń dotyczących środków pieniężnych wydzielonych na innych rachunkach bankowych niż rachunki bieżące, które prowadzono dla środków pieniężnych takich jak m.in. wadia do przetargu, kaucji mieszkaniowych, zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jak również otrzymywanych środków z Funduszu Pracy na dofinansowanie kształcenia pracowników młodocianych (ewidencjonowane na kontach 139 – „Inne rachunki bankowe”, 135 - „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia” oraz kontach rozrachunkowych).

Ponadto prowadzono odrębne księgi rachunkowe dla ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych związanych z prowadzeniem wyodrębnionych rachunków bankowych dla środków otrzymywanych na finansowanie projektów współfinansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej (na koncie 133 – „Rachunek budżetu” oraz kontach rozrachunkowych). Taki sposób prowadzenia odrębnych ksiąg rachunkowych dla projektów współfinansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej ustalony został w załączniku nr 3 do zarządzenia Nr 46/2017 Wójta Gminy Wręczyca Wielka z dnia 9 czerwca 2017 r. w sprawie wprowadzenia zmian do zakładowego planu kont dla budżetu gminy i jednostki budżetowej Urzędu Gminy Wręczyca Wielka oraz ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości oraz poprzednio w załączniku nr 2 do zarządzenia Nr 126/2012 Wójta Gminy Wręczyca Wielka z dnia 24 października 2012 r. w sprawie wprowadzenia zmian do zakładowego planu kont dla budżetu gminy i jednostki budżetowej Urzędu Gminy Wręczyca Wielka oraz ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości.

Powyższe było niezgodne z art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.). W myśl powyższych przepisów księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą: 1) dziennik, 2) księgę główną, 3) księgi pomocnicze 4) zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz kont ksiąg pomocniczych.

Celem wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów jest rzetelne i terminowe rozliczenie wydatków kwalifikowanych, przejrzystość dokonywanych operacji gospodarczych oraz ułatwienie przeprowadzenia kontroli beneficjenta. Zapewnienie odrębnej ewidencji w tym przypadku powinno polegać na wyodrębnieniu operacji związanych z otrzymaniem i wykorzystaniem funduszy Unii Europejskiej, poprzez wprowadzenie odpowiednich zapisów do polityki rachunkowości jednostki, planu kont (Urzędu Gminy) i organu (Gminy) a następnie zaprowadzenie ewidencji księgowej w sposób określony przepisami art. 14 ust. 3, art. 16 i art. 17 ustawy o rachunkowości (dzienniki częściowe, ewidencja pomocnicza).

Od roku 2020 zaprowadzono wspólną księgę główną dla organu (budżetu) oraz projektów współfinansowanych z funduszy Unii Europejskiej oraz wspólną księgę główną dla Urzędu oraz wydzielonych rachunków bankowych innych niż rachunki bieżące (depozytowych). Zadania w zakresie właściwego zorganizowania rachunkowości jednostki należały do p. Barbary Jezior – Skarbnika Gminy Wręczyca Wielka.

W latach 2015 - 2019 dochody realizowane przez Urząd Gminy Wręczyca Wielka (dochody objęte planem finansowym Urzędu) ujmowane były bezpośrednio w księgach organu w ewidencji konta 901 – „Dochody budżetu”, natomiast w księgach Urzędu w ewidencji konta 130 – „Rachunek bieżący jednostki” ujmowano ww. dochody na podstawie okresowych sprawozdań Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego. Powyższe było niezgodne z zasadami funkcjonowania konta 901 określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających 11 siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289 z późn. zm.), a następnie w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 października 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911 z późn. zm.) oraz zasadami funkcjonowania konta 130 zawartymi w załączniku nr 3 do ww. rozporządzeń.

Stosownie do zasad funkcjonowania konta 901 określonych w załączniku nr 2 do ww. rozporządzeń na stronie Ma konta tego konta ujmuje się dochody budżetu: na podstawie sprawozdań budżetowych jednostek budżetowych, w korespondencji z kontem 222 - „Rozliczenie dochodów budżetowych”.

Stosownie natomiast do zasad funkcjonowania konta 130 określonych w załączniku nr 3 do ww. rozporządzeń ww. konto służy do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu wydatków i dochodów (wpływów) budżetowych objętych planem finansowym. Na stronie Wn konta 130 ujmuje się wpływy środków pieniężnych z tytułu zrealizowanych przez jednostkę dochodów budżetowych (ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji dochodów budżetowych), w korespondencji z kontem 221 lub innym właściwym kontem.

Taki sposób ewidencjowania dochodów realizowanych przez Urząd na koncie 130 oraz ewidencjonowania zdarzeń na koncie 901 określono również w planie kont dla Urzędu oraz w planie kont dla organu przyjętym zarządzeniem Nr 92/2012 Wójta Gminy Wręczyca Wielka z dnia 10 sierpnia 2012 r. w sprawie zakładowego planu kont dla budżetu gminy i jednostki budżetowej Urzędu Gminy Wręczyca Wielka oraz ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości (ze zmianami).

Ponadto w latach 2015 - 2019 do ewidencji środków pieniężnych z tytułu kaucji mieszkaniowych pozostających na wyodrębnionym rachunku bankowym stosowano konto 135 – „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia” zamiast konta 139 – „Inne rachunki bankowe”.

Powyższe było niezgodne z zasadami funkcjonowania ww. kont określonymi w załączniku nr 3 do ww. rozporządzeń oraz z opisem tych kont zawartym w planie kont dla Urzędu przyjętym ww. zarządzeniem Wójta Gminy Wręczyca Wielka (ze zmianami).

Prowadzenie ksiąg rachunkowych Urzędu oraz ksiąg rachunkowych organu należało do pracowników Referatu Finansowego. Nadzór w tym zakresie należał do p. Barbary Jezior – Skarbnika Gminy Wręczyca Wielka.

Wniosek nr 7
Zapewnić prawidłowe ujmowanie dochodów objętych planem finansowym Urzędu Gminy Wręczyca Wielka w księgach rachunkowych Urzędu w ewidencji konta 130 oraz prawidłowe ewidencjonowanie środków pieniężnych z tytułu kaucji mieszkaniowych pozostających na wydzielonym rachunku bankowym w ewidencji konta 139, stosownie do postanowień załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 października 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342), jak również prawidłowe ujmowanie ww. dochodów w księgach rachunkowych organu w ewidencji konta 901 stosownie do postanowień załącznika nr 2 do ww. rozporządzenia, mając również na uwadze plan kont dla Urzędu oraz plan kont dla organu przyjęty zarządzeniem Nr 92/2012 Wójta Gminy Wręczyca Wielka z dnia 10 sierpnia 2012 r. w sprawie zakładowego planu kont dla budżetu gminy i jednostki budżetowej Urzędu Gminy Wręczyca Wielka oraz ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości (ze zmianami).

PAWEŁ GĄSIORSKI